Bu sayfada
CRM ile klinik yönetim yazılımı arasındaki fark nedir?
Hasta CRM'i ilişkiyi ve operasyonu yönetir: başvurular, hangi hastayla kimin ilgilendiği, teklifler, randevular, hatırlatmalar ve takip. Muayene notları, tanı, reçete ve tedavi kayıtları ise tıbbi kayıt sistemlerinin işidir ve kendi kurallarına tabidir.
Bazı ürünler ikisini birleştirir, bazıları yalnız birini yapar. Önce hangi sorunu çözmek istediğinizi netleştirin. Başvurular kayboluyor ve teklifler takip edilmiyorsa aradığınız şey CRM'dir; hasta dosyası ve klinik kayıt arıyorsanız başka bir sisteme ihtiyacınız vardır ya da ikisini yan yana kullanırsınız.
Aday aramadan önce ihtiyacınızı nasıl yazarsınız?
Hasta yolculuğunuzu çizin
İlk başvurudan tedavi sonrasına kadar aşamaları ve her aşamada kimin ne yaptığını tek sayfaya yazın.
Başvuru kanallarınızı sayın
Web formu, telefon, WhatsApp, Instagram, aracı kuruluş, tavsiye. Her kanaldan ayda kabaca kaç başvuru geldiğini not edin.
Kullanıcıları ve rolleri listeleyin
Koordinatör, hekim, sekreter, finans, yarı zamanlı çalışanlar ve dışarıdan iş ortakları. Kim neyi görmeli, kim neyi görmemeli?
Olmazsa olmazları ayırın
Listeyi “olmazsa olmaz” ve “olsa iyi olur” diye ikiye bölün. Tanıtımlarda yalnız ilk listeye göre karar verin.
Büyüme planınızı ekleyin
Önümüzdeki iki yılda yeni şube, yeni bir dil ya da yurt dışından hasta hedefi varsa onu da yazın.
Satıcıya hangi soruları sormalısınız?
Bu soruları her adaya aynı sırayla sorun ve yanıtları yan yana yazın. “Yol haritasında” denilen bir özelliği bugün varmış gibi saymayın.
- Başvuru toplama
- Satıcıya sorunWeb sitemize form gömebiliyor muyuz? Başvurunun hangi reklamdan ya da sayfadan geldiği kendiliğinden kaydediliyor mu?
- Neden önemliHangi kanalın hasta getirdiğini bilmeden pazarlama bütçesini doğru dağıtamazsınız.
- Atama ve yanıt süresi
- Satıcıya sorunYeni başvuru kime, hangi kurala göre düşüyor? Yanıt gecikince kim uyarılıyor?
- Neden önemliBaşvurunun sahipsiz kalmaması ve ilk yanıtın hızı buna bağlıdır.
- Mesajlaşma
- Satıcıya sorunWhatsApp ve Instagram için resmî bir entegrasyon mu var, yoksa yalnız bağlantı mı? Mesaj başına ücret ya da ayrı abonelik gerekiyor mu?
- Neden önemliEntegrasyon ek maliyet getirebilir; bağlantı ise konuşmayı CRM'e kaydetmez.
- Teklif ve ödeme
- Satıcıya sorunBirden çok seçenekli teklif, kapora ve ödeme planı hazırlanabiliyor mu? Hasta teklifi çevrimiçi kabul edebiliyor mu?
- Neden önemliTeklifin ne zaman görüldüğünü ve kabul edildiğini bilmek, takibi doğru zamanda yapmanızı sağlar.
- Randevu
- Satıcıya sorunÇift randevu engelleniyor mu? Online randevu ve hatırlatma var mı; hatırlatma hangi kanaldan gidiyor, ücretli mi?
- Neden önemliHatırlatma kanalı ve ücreti toplam maliyeti doğrudan etkiler.
- Hasta tarafı
- Satıcıya sorunHastanın form doldurduğu, teklifini gördüğü, randevusunu onayladığı bir portal var mı? Hangi dillerde?
- Neden önemliYurt dışındaki hastayla her şey yazılı ve uzaktan yürür.
- Sağlık turizmi
- Satıcıya sorunUçuş, otel, transfer ve tedavi günleri planlanabiliyor mu? Otel ya da transfer firmasıyla yalnız gereken bilgi paylaşılabiliyor mu?
- Neden önemliLojistik ayrı tablolarda kaldıkça hata yapma olasılığı artar.
- Raporlama
- Satıcıya sorunKaynağa ve aşamaya göre dönüşüm, kaybedilme nedenleri ve gelir raporu var mı? Ham veri dışa aktarılabiliyor mu?
- Neden önemliÖlçemediğiniz bir süreci düzeltemezsiniz.
- Yetki ve güvenlik
- Satıcıya sorunHazır roller var mı? İki adımlı giriş herkes için zorunlu tutulabiliyor mu? Kimin ne yaptığı kaydediliyor mu?
- Neden önemliSağlık verisine erişimi sınırlamak veri sorumlusu olarak sizin yükümlülüğünüzdür.
- Veri ve KVKK
- Satıcıya sorunSunucular hangi ülkede? Veri işleme sözleşmesi ve alt işleyen listesi var mı? Sözleşme bitince veri nasıl geri veriliyor, ne zaman siliniyor?
- Neden önemliVerinizi işleyen firmanın güvenlik önlemlerinden siz de sorumlusunuz.
Fiyatları nasıl karşılaştırmalı?
Liste fiyatını değil, bir yıllık toplam maliyeti karşılaştırın. Kullanıcı başına fiyatlanan üründe yarı zamanlı sekreter, hekimler ve dışarıdan çalışanlar da birer kullanıcıdır; ekip büyüdükçe fatura da büyür. Çalışma alanı başına fiyatlanan üründe ise kullanıcı ve şube sınırlarına bakın.
Ek kalemleri tek tek sorun: kurulum ve eğitim ücreti, veri taşıma, SMS ya da WhatsApp mesaj ücretleri, ek depolama, şube başına ücret. Form, randevu sayfası, hatırlatma ve raporlar gibi temel işlerin yalnız üst pakette olup olmadığına bakın.
Hangi durumlar kırmızı bayraktır?
Aşağıdakilerden birini görürseniz durun ve yazılı açıklama isteyin.
- Uzun asgari süre ve erken fesihte ceza; aylık ödeme seçeneğinin hiç olmaması.
- Uzun ihbar süresiyle kendiliğinden yenilenen sözleşme.
- Her çalışan için ayrı kullanıcı ücreti, üstelik yalnız birkaç ekranı gören roller için bile.
- Form, randevu sayfası ya da hatırlatma gibi temel işlerin yalnız en pahalı pakette olması.
- Verinin yalnız ücretli bir hizmetle, eksik ya da açılması zor bir biçimde dışa aktarılabilmesi.
- Yazılı bir veri işleme sözleşmesinin, sunucu ülkesinin ya da alt işleyen listesinin olmaması.
- Kendi iş akışınızla deneme yapmanıza izin vermeyen, yalnız satış sunumuna dayanan bir süreç.
- “Sınırsız” denilen ama adil kullanım koşuluyla sınırlanan kişi, mesaj ya da depolama hakkı.
Verilerinizi nasıl geri alırsınız?
Bir gün sistem değiştirebileceğinizi baştan varsayın. Satıcıya üç şey sorun: dışa aktarmayı kim başlatıyor (siz mi, destek ekibi mi), hangi biçimde (CSV ya da JSON gibi açık biçimler) ve dosyalar dahil mi (fotoğraflar, belgeler, dekontlar). Sözleşme bitince verinin ne kadar tutulacağını ve ne zaman silineceğini de yazılı isteyin.
Deneme süresini nasıl kullanmalı?
Deneme süresini özellik turu için değil, gerçek bir haftayı yürütmek için kullanın.
Örnek kayıtlarla kurun
İş akışınızı önce birkaç örnek kayıtla kurun. Gerçek hasta verisi girmeden önce satıcının veri işleme sözleşmesini okuyun ve kabul edin.
Her rol kendi işini yapsın
Koordinatör bir başvuruyu yanıtlasın, hekim bir ön değerlendirmeyi incelesin, sekreter randevu versin, finans bir ödemeyi kaydetsin.
Telefondan da deneyin
Ekibiniz başvurulara gün içinde telefondan bakacaksa denemeyi orada da yapın.
Çıkışı girişte deneyin
Denemenin son günlerinde verinizi dışa aktarın ve açıp bakın; çıkışın nasıl olduğunu girişte öğrenmek en ucuz yoldur.
Klinikbook bu listede nerede duruyor?
Klinikbook; klinikler, hastanelerin uluslararası hasta birimleri, muayenehaneler ve sağlık turizmi firmaları için bir hasta CRM'idir. Başvuru formları ve kaynak takibi, atama ve yanıt hedefleri, ön değerlendirme ve hekim incelemesi, teklif ve ödeme planı, randevu, yolculuk, tedavi sonrası takip ve KVKK uyum merkezi her plandadır; planlar yalnız kullanıcı, şube ve depolama sınırıyla ayrılır.
Aylık ya da yıllık ödenir, tek tıkla iptal edilir, kurulum ücreti yoktur. Çalışma alanının sahibi bütün kayıtları dosyalarıyla birlikte tek bir zip olarak dışa aktarabilir.
Klinikbook size ne zaman uymaz?
Aşağıdakilerden biri sizin için olmazsa olmazsa Klinikbook doğru seçim olmayabilir:
- WhatsApp Business API ya da Instagram gelen kutusu gerekiyorsa. Klinikbook'ta kişi kartında tek dokunuşluk WhatsApp ve arama bağlantıları vardır.
- Hatırlatmaların SMS ile gitmesi şartsa. Klinikbook hatırlatmaları e-postayla gönderir.
- Tıbbi kayıt, diş şeması ya da e-Fatura arıyorsanız.
- İki yönlü Google ya da Outlook takvim eşitlemesi gerekiyorsa. Takvim tek yönlü iCalendar beslemesiyle paylaşılır.
- Açık API ya da App Store'da bir uygulama şartsa. Klinikbook telefona web uygulaması olarak kurulur.
- Verilerin Türkiye'deki sunucularda tutulması şartsa. Sunucular şu an Almanya'dadır.
Kendi iş akışınızla deneyin
Planları ve sınırları karşılaştırın
Her planda her özellik var; planlar yalnız kullanıcı, şube ve depolama sınırıyla ayrılır.
Sık sorulan sorular
Klinik için genel amaçlı bir CRM yeterli olur mu?
Genel CRM'ler satış ekipleri için tasarlanır; ön değerlendirme, hekim incelemesi, teklif kabulü, randevu ve açık rıza gibi sağlığa özgü adımları kendiniz kurmanız gerekir. Sağlık verisinin nerede ve hangi sözleşmeyle tutulduğunu da ayrıca kontrol etmelisiniz.
Excel tablolarımızdaki hastaları yeni sisteme nasıl taşırız?
Çoğu sistem kişileri CSV dosyasıyla içe aktarır. Önce kişileri ve açık vakaları taşıyın; kapanmış eski kayıtları ihtiyaç duyduğunuzda bakabileceğiniz bir arşivde bırakmak çoğu zaman yeterlidir.
Hasta verilerinin yurt dışındaki sunucularda tutulması KVKK'ya aykırı mı?
Kendiliğinden aykırı değildir, ama KVKK'nın 9. maddesindeki şartlara bağlıdır: yeterlilik kararı ya da Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme gibi uygun güvenceler. Satıcıya aktarımın dayanağını sorun, kendi durumunuzu hukuk danışmanınızla değerlendirin.
Sağlık turizmi yapıyorsak neye ayrıca bakmalıyız?
Birden çok dil ve para birimi, saat dilimleri, uçuş, otel ve transfer planı, aracı kuruluş ve otelle sınırlı paylaşım ve dönüşten sonra uzaktan takip. Bunları tanıtımda değil, deneme sırasında gerçek bir örnekle sınayın.
İmzadan önce hangi belgeleri istemeliyim?
Veri işleme sözleşmesini, alt işleyenlerin ve sunucu ülkelerinin listesini, güvenlik önlemlerinin özetini, bütün ek ücretleri gösteren fiyat listesini ve fesih ile dışa aktarma koşullarını.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (9. ve 12. maddeler) — Mevzuat Bilgi Sistemi, 7499 sayılı Kanunla yapılan 2024 değişiklikleriyle güncel metin
- What needs to be included in the contract? — Information Commissioner's Office (ICO), Birleşik Krallık
İlgili sayfalar
30 gün ücretsiz deneme
Klinikbook'u kendi ekibinizle deneyin
Bütün özellikler 30 gün boyunca açık; başlamak için kredi kartı gerekmez.