Muayenehane hekimleri için hasta takibi: düşük maliyetli düzen
Yayın tarihi: 23 Ekim 2026İnceleme: 23 Ekim 20266 dk okuma
Bu sayfada
Tek başına çalışan hekimin hasta takibi neden dağılır?
Muayene sırasında telefon çalar, mesajlar WhatsApp'a, e-postaya ve kâğıda dağılır; randevular defterde, hasta bilgileri başka bir listede tutulur. Sonuç tanıdıktır: unutulan randevular, aranmayan kontroller, aynı sorunun üç kez sorulması.
Çözüm pahalı bir sistem değil, küçük ve tutarlı bir düzendir: her hasta bir kayıt, her kayıt için bir sonraki adım ve her adım için bir hatırlatma.
Küçük bir muayenehanenin beş parçalı düzeni
- Online randevu sayfası
- Ne işe yarar?Hasta, siz muayenedeyken randevusunu alır
- Nasıl kurulur?Muayene türlerini ve çalışma saatlerini girin, bağlantıyı sitenize, Google profilinize ve mesajlarınıza ekleyin
- Randevu hatırlatması
- Ne işe yarar?Gelmeyen hasta sayısını azaltır
- Nasıl kurulur?Randevudan önce bir ya da iki e-posta; her hatırlatmada onay ve iptal yolu
- Ön bilgi formu
- Ne işe yarar?Hasta gelmeden gerekli bilgi elinizde
- Nasıl kurulur?Kısa, hekimin gerçekten sorduğu sorular; hastayı önceden aydınlatın
- Kontrol çağrıları
- Ne işe yarar?Kontrol muayenesi aranmadan kalmaz
- Nasıl kurulur?Tedaviden sonra 1., 7., 30. gün gibi belirlediğiniz günlerde hasta çağrılır
- KVKK kaydı
- Ne işe yarar?Aydınlatma ve izinler belgeli olur
- Nasıl kurulur?Aydınlatma metni, açık rıza gerekiyorsa kaydı, saklama süresi
Randevu ve hatırlatma nasıl düzenlenir?
- Muayene türlerinizi (ilk muayene, kontrol, işlem) ve her birinin süresini tanımlayın; ne kadar önceden randevu alınabileceğini siz seçin.
- Hasta randevusunu kendisi alsın; randevu hemen kesinleşsin ya da sizin onayınızı beklesin.
- Randevudan önce e-posta hatırlatması gitsin: tarih, saat, adres ve onay/iptal bağlantısı.
- İptal edilen saat yeniden boşalsın ki başka hasta alabilsin.
- Gelmeyen hastaları kayıt altına alın; tekrar edenler için telefonla teyit gibi bir kural belirleyin.
- Ayrıntı için gelmeyen hastaları azaltma rehberimize bakın.
Ön bilgi formunda neler olmalı?
- İletişim bilgileri ve tercih edilen iletişim yolu.
- Başvuru nedeni: kısa, hastanın kendi sözleriyle.
- Hekimin gerçekten ihtiyaç duyduğu sağlık sorular; gerekmeyeni sormayın, çünkü sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir.
- Aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza: hasta formu doldurmadan önce görsün.
- Fotoğraf gerekiyorsa nasıl çekileceği, kısa bir yönergeyle.
- Formun sonunda hastaya ne olacağını yazın: kim bakacak, ne zaman dönülecek?
Kontrol çağrıları: kimsenin unutmadığı takip
Kontrol çağrısı, muayenehanenin en ucuz ve en değerli takip aracıdır. Tedavi ya da muayenenin ardından belirleyeceğiniz günlerde hastaya kısa bir e-posta gider; hasta nasıl olduğunu yazar, isterse fotoğraf ekler, “beni arayın” diyebilir. Yanıt vermeyen hasta size görev olarak düşer. Klinik değerlendirmeyi ve ne zaman kontrole gelineceğini her zaman hekim belirler.
Takip günlerini ve sorularını bir kez yazın, her hasta için tekrar kullanın. Sık yaptığınız işlemler için ayrı plan hazırlamak (ör. kontrol muayenesi, küçük işlem sonrası) tek tek yazmaktan daha az iştir.
KVKK açısından muayenehanede neler gerekir?
Ayrıntı için KVKK rehberimize bakın; hukuki görüş için avukatınıza danışın. Özet:
- Hastaya aydınlatma metni verin: hangi veriyi, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğinizi anlatan.
- Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; tedavi amaçlı işleme dışındaki işlemler (ör. pazarlama, fotoğrafların tanıtımda kullanımı) için ayrı açık rıza gerekir.
- Pazarlama iletilerini hastanın ayrı onayıyla gönderin.
- Verinin kimde olduğunu bilin: hasta verisi için veri sorumlusu sizsiniz; kullandığınız yazılım veri işleyen olur ve bir veri işleme sözleşmesi gerekir.
- Saklama sürelerini belirleyin; süresi dolan veriyi silin.
- Yetkisiz erişimi önleyin: kişiye özel hesap, güçlü şifre, iki adımlı giriş.
Düşük maliyetle nasıl kurulur?
Üç gün içinde bitebilecek bir kurulum:
Muayenehanenizi seçin ve randevu sayfasını açın
Çalışma alanının türünü muayenehane seçin; bir şube çalışma saatleriyle, hekim olarak siz ve 30 dakikalık bir ön görüşme türü hazır gelir. Bağlantıyı sitenize ve Google profilinize koyun.
Hastalarınızı aktarın
Excel ya da tablodaki hasta listenizi CSV ile aktarın; aynı kişinin ikinci kaydı yakalanır.
Ön bilgi formunu ve KVKK metinlerini yayımlayın
Aydınlatma metni ve açık rıza ilk günden hazır; formu sadeleştirin.
Kontrol planınızı yazın
Sık yaptığınız işlemler için kontrol günlerini ve mesajlarını bir kez tanımlayın.
Randevu
Hasta, siz muayenedeyken randevusunu alır
Randevu sayfanız muayene türlerinizi, sizi unvanınızla ve boş saatleri gösterir; fiyat ya da yorum göstermez.
- Sitenize gömülen randevu bileşeni
- E-posta hatırlatmaları
- Onay ve iptal bağlantısı
Sekreter
Arayan hastanın her şeyi tek kartta
Hastanın iletişim bilgisi, izinleri, randevuları ve gelmeyen sayısı kişi kartında; tek dokunuşla arayın ya da WhatsApp'tan yazın.
- Excel listenizi CSV'den aktarın
- Aynı hastanın ikinci kaydı yakalanır
- Sekreter yalnız işini görür
Solo planla başlayın
Solo plan, çalışma alanı başına sabit fiyatla 3 kullanıcıya kadar çalışır; tüm özellikler her planda vardır. 30 gün ücretsiz, kart gerekmez.
Sık sorulan sorular
Muayenehane için hasta takip programı gerekli mi?
Zorunlu değil; ancak randevu, hasta bilgisi ve kontrol takibi dağınık tutulduğunda unutulan randevu ve aranmayan kontrol kaçınılmaz olur. Küçük bir randevu ve hatırlatma düzeni çoğu muayenehane için yeterlidir.
Solo plan kaç kişilik ekibe yeter?
Solo plan 3 kullanıcıya kadardır: hekim, sekreter ve bir asistan. Fiyat çalışma alanı başınadır, kullanıcı başına değildir; güncel fiyat için fiyatlar sayfasına bakın.
Randevu hatırlatmaları SMS ile mi gidiyor?
Varsayılan olarak e-postayla gider; randevu başına üç hatırlatmaya kadar, hastanın dilinde. Kendi SMS ya da WhatsApp hesabınızı bağlarsanız hatırlatma oradan da gider.
Muayenehane olarak hasta yorumlarını ya da öncesi-sonrası fotoğraflarını paylaşabilir miyim?
Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik hasta teşekkür ve memnuniyet beyanlarının reklam amaçlı paylaşılmasını yasaklar (yetkili uluslararası sağlık turizmi tesislerinin yurt dışına yönelik platformlarda, belgelenmiş açık rızayla paylaşması istisnadır, madde 8). Öncesi-sonrası görüntüler yalnızca madde 7'deki koşullarla (Ek-1 formuyla açık rıza, aynı ortam ve teknik koşullar, tarihler belirtilerek, rötuşsuz) paylaşılabilir. Tanıtım yapmadan önce yönetmelik metnini okuyun ve avukatınıza danışın.
Klinikbook muayene notu ve reçete tutuyor mu?
Hayır. Muayene notu, tanı ve reçete için kullandığınız sistem kalır. Klinikbook randevu, hatırlatma, hasta iletişimi ve takibi yürütür.
Yurt dışından hasta kabul edecek muayenehane ne yapmalı?
Yabancı hasta kabul eden muayenehaneler de Sağlık Bakanlığı'ndan sağlık turizmi yetki belgesi almalıdır. Ayrıntı için yetki belgesi rehberimize bakın.
Kaynaklar
- Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik — Resmî Gazete, sayı 33075, 12 Kasım 2025
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — Mevzuat Bilgi Sistemi
- Uluslararası Sağlık Turizmi ve Turistin Sağlığı Hakkında Yönetmelik — Resmî Gazete, sayı 32882, 26 Nisan 2025
İlgili sayfalar
Ücretsiz araçlar
30 gün ücretsiz deneme
Klinikbook'u kendi ekibinizle deneyin
Bütün özellikler 30 gün boyunca açık; başlamak için kredi kartı gerekmez.