Hasta takip programı nedir? Klinikler ve sağlık turizmi için hangi yazılım?
Yayın tarihi: 23 Ekim 2026İnceleme: 23 Ekim 20267 dk okuma
Bu sayfada
Hasta takip programı tam olarak ne yapar?
Bir hasta başvurusu tek bir olay değil, haftalar süren bir zincirdir: ilk mesaj, ön değerlendirme, hekimin görüşü, teklif, kapora, randevu, tedavi günü, tedavi sonrası kontrol. Bu zincirin her halkasında bir sonraki adımı ve onu yapacak kişiyi gösteren bir araç, hasta takip programıdır. Başlıca üç şeyi çözer: hiçbir başvuru sahipsiz kalmaz, hiçbir teklif cevapsız unutulmaz, ekip aynı bilgiye bakar.
Terim yaygın olarak iki farklı anlamda kullanılır. Bazıları “takip” derken hastanın tıbbi geçmişini, bazıları ise hastayla ilişkinin ilerleyişini kastediyor. Yazılım seçerken önce hangisini aradığınızı netleştirin; çünkü bu iki iş farklı yazılım türleriyle yapılır ve farklı kurallara (özellikle sağlık verisi mevzuatına) tabidir.
Hangi tür yazılım ne işe yarar?
Aşağıdaki karşılaştırma ürün adı vermez, ürün türlerini karşılaştırır. Her tür kendi işinde iyidir; sorun, bir türden başka bir türün işini yapmasını beklemekten çıkar.
- Klinik kayıt yazılımı (HBYS, muayenehane yazılımı)
- Güçlü olduğu işMuayene ve tedavi kaydı, reçete, faturalama, resmî sistemlerle bağlantı
- Zayıf kaldığı yerHenüz hasta olmamış kişinin takibi, teklif ve yanıt hızı, yurt dışı hasta iletişimi
- Kime uyarHasta kabul eden her sağlık kuruluşu; zorunludur
- Randevu yazılımı
- Güçlü olduğu işTakvim, online randevu, hatırlatma
- Zayıf kaldığı yerRandevudan önceki (teklif, ön değerlendirme) ve sonraki (tedavi sonrası) süreç
- Kime uyarRandevu ağırlıklı, kısa ziyaretli muayenehaneler
- Genel amaçlı CRM
- Güçlü olduğu işSatış hattı, e-posta dizileri, esnek alanlar
- Zayıf kaldığı yerSağlığa özgü adımlar (ön değerlendirme, hekim incelemesi, açık rıza, randevu) sıfırdan kurulur
- Kime uyarKurulumu yapacak ve sürdürecek bir kişisi olan kurumlar
- Hasta ilişkileri ve operasyon platformu
- Güçlü olduğu işBaşvuru, vaka panosu, ön değerlendirme, teklif, ödeme planı, randevu, yolculuk, tedavi sonrası takip
- Zayıf kaldığı yerTıbbi kayıt tutmaz; muayene geçmişi için kayıt yazılımı gerekir
- Kime uyarBaşvuru yoğun çalışan klinikler, uluslararası hasta birimleri, sağlık turizmi firmaları
- Tablo ve mesajlaşma uygulaması
- Güçlü olduğu işSıfır maliyet, anında başlama, tam esneklik
- Zayıf kaldığı yerHatırlatma, görev sahibi, yetki ve geçmiş yok; hasta sayısı arttıkça kayıp başvuru artar
- Kime uyarAyda birkaç başvuru alan ve tek kişinin yönettiği küçük yapılar
Klinik kayıt yazılımı (HBYS) yeterli olmaz mı?
Kayıt yazılımı, kliniğiniz bir kişiyi hasta olarak kabul ettiğinde devreye girer. Ondan önceki dönem, yani fiyat soran, fotoğraf gönderen, teklifi düşünen ve çoğu zaman başka kliniklerle de yazışan kişi, bu yazılımların odağında değildir. Gelen başvurunun kaynağını, ilk yanıt süresini, hangi tekliflerin açılmadığını ve kaç teklifin kabul edildiğini çoğu kayıt yazılımından göremezsiniz.
Tersi de geçerli: hasta takip programı muayene notu, tanı, reçete ya da laboratuvar sonucu tutmaz, tutmamalıdır da. Bu bilgilerin yeri, kayıt yükümlülüklerini karşılayan kayıt yazılımıdır. İki sistem arasında aynı veriyi iki kez girmemek için, takip programında yalnızca idari bilgi (kim, hangi hizmet, hangi adım, hangi tarih) tutulması iyi bir ilkedir.
Durumunuza göre hangisi?
- Ayda 20’den az başvuru, tek kişi yönetiyor, yurt dışı hasta yok
- Genellikle uygun olanKayıt yazılımı + düzenli tutulan bir tablo; tablo şablonu ile başlayın
- Randevu ağırlıklı, hasta yüz yüze geliyor, teklif süreci kısa
- Genellikle uygun olanKayıt yazılımı + randevu özelliği (çoğu kayıt yazılımında zaten vardır)
- Başvurular reklam ve sosyal medyadan geliyor, birden çok kişi yanıtlıyor
- Genellikle uygun olanHasta ilişkileri platformu: sahip, hedef süre ve görev düzeni gerekir
- Yurt dışından hasta, teklif, kapora, transfer ve konaklama var
- Genellikle uygun olanHasta ilişkileri platformu + kayıt yazılımı
- Zaten bir genel CRM kullanıyor ve kurulumunu yapacak biri var
- Genellikle uygun olanGenel CRM’e sağlık adımlarını ekleyin ya da sağlığa özgü bir platforma geçin; aradaki maliyeti bir yıllık toplamla hesaplayın
- Birden çok şube ve ekip, kayıt görünürlüğünü ayırmak istiyor
- Genellikle uygun olanRol ve takım bazlı görünürlüğü olan bir platform
Bir hasta takip programında hangi özellikleri aramalı?
- Başvuru formu ve kaynak kaydı: kişi hangi reklamdan, hangi sayfadan geldi (UTM bilgisi).
- Vaka panosu: her başvuru bir aşamada ve bir sahipte; ekip aynı panoya bakar.
- Yanıt süresi hedefi ve gecikme uyarısı: sahipsiz ve geciken başvuru görünür.
- Ön değerlendirme: soru formu, rehberli fotoğraf, hekimin inceleme sırası.
- Teklif: seçenekler, dahil ve hariç kalemler, geçerlilik, kabul, “görüldü” bilgisi.
- Ödeme kaydı ve hatırlatma (para yazılımdan geçmez; kayıt tutulur).
- Randevu, kaynak çakışmasının engellenmesi, hatırlatma.
- Hasta portalı ve hasta dili desteği.
- Raporlar: kaynağa, hizmete, kişiye göre dönüşüm; dışa aktarma.
- Rol ve görünürlük yönetimi, etkinlik kaydı, veri işleme sözleşmesi, sunucu ülkesi, verinizi dışa aktarma.
Fiyatlandırma modelleri ve dikkat edilecekler
Fiyat tablosu yerine modeli anlayın; asıl karşılaştırma bir yıllık toplam maliyettir.
- Kullanıcı başına aylık
- Nasıl çalışırEkibe eklenen her kişi fiyatı artırır
- DikkatHekim, resepsiyon ve koordinatörün hepsi kullanıcıdır; ekip büyüdükçe fatura da büyür
- Çalışma alanı (kurum) başına
- Nasıl çalışırKurum için sabit ücret, planlara göre kullanıcı ve şube sınırı
- DikkatSınırların neye göre değiştiğine ve aşıldığında ne olduğuna bakın
- Şube başına
- Nasıl çalışırHer lokasyon ayrı ücret
- DikkatÇok şubeli yapılarda hızla artabilir
- Kayıt ya da hacim başına
- Nasıl çalışırKişi, başvuru veya mesaj sayısına göre
- DikkatReklam dönemlerinde fatura beklenmedik artabilir
- Tek seferlik lisans + bakım
- Nasıl çalışırÖnden ödeme, yıllık destek
- DikkatGüncelleme, yedekleme ve sunucu kimin sorumluluğunda?
- Kurulum ve eğitim ücreti
- Nasıl çalışırÇoğu modelin üstüne eklenir
- DikkatSözleşmeden önce toplam kalemleri yazılı isteyin
Klinikbook bu haritada nerede duruyor?
Klinikbook, klinikler, muayenehaneler, hastanelerin uluslararası hasta birimleri ve sağlık turizmi firmaları için bir hasta ilişkileri ve operasyon platformudur. Başvuru formundan vaka panosuna, ön değerlendirmeden teklife, ödeme kaydından randevuya, yolculuktan tedavi sonrası takibe tek akışta çalışır; raporlar aynı veriden çıkar.
Sınırlarını açıkça söyleyelim: Klinikbook tıbbi kayıt tutmaz, tele-tıp yapmaz, pazar yeri değildir, komisyon almaz ve hastanın parasını hiçbir zaman tutmaz. e-Nabız ya da MEDULA ile bağlantısı yoktur; kayıt yazılımınızın yerine geçmez, yanında çalışır. Hasta mesajlaşması portal ve e-posta üzerindendir; isterseniz kendi SMS ve WhatsApp Business hesabınızı bağlarsınız ve bilgilendirme mesajları o hesaptan gider (Klinikbook mesaj ücreti almaz). Sohbet robotu yoktur. Fiyat çalışma alanı başınadır, kullanıcı başına değil; plan sınırları fiyat sayfasındadır ve 30 günlük deneme kart istemez.
Klinikbook ile kayıt yazılımını yan yana nasıl kullanırsınız?
Takip ile kaydı ayırın
Başvurudan teklife, randevudan tedavi sonrası takibe kadar idari akış Klinikbook’ta; muayene, tanı ve reçete kayıt yazılımınızda kalır.
Kişiyi bir kez, doğru yerde açın
Başvuru Klinikbook’ta başlar. Kişi hasta olarak kabul edildiğinde kayıt yazılımınızda açılır; Klinikbook’taki vakanın referansı iki sistemde ortak bir anahtar olarak kullanılabilir.
Randevuyu tek yerde tutun
Randevuları hangi sistemde yönetiyorsanız onu esas alın ve ikisini birden elle güncellemeyin. Yurt dışından gelen hastada randevu yolculuğun parçası olduğundan Klinikbook’taki takvim ve yolculuk planı işinize yarar.
Raporları Klinikbook’tan alın
Kaynağa göre başvuru, yanıt süresi, teklif kabulü ve tahsilat Klinikbook raporlarından gelir; tıbbi sonuç raporları kayıt yazılımınızdan.
Vaka panosu
Her başvuru bir aşamada, bir sahipte
Pano, ekibin bugün kimin ne yapması gerektiğini tek bakışta gösterir; geciken yanıtlar ve sahipsiz vakalar en üstte.
- Aşamalar kliniğinize göre değişir
- Atama elle ya da sırayla (round-robin)
- Yanıt süresi hedefi ve gecikme uyarısı
Raporlar
Başvurudan tahsilata ölçülebilir akış
Kaynağa, kampanyaya ve hizmete göre dönüşüm, ilk yanıta ve rezervasyona medyan süre, gelmeme oranı ve para birimine göre tahsilat.
- CSV olarak dışa aktarılır
- Kayıt görünürlüğü kurallarına uyar
Klinik performans göstergeleri rehberi
Karşılaştırmalar ve devamı
Kendi akışınızı 30 gün deneyin
Kart istemeden bir çalışma alanı açın, kendi başvurularınızla baştan sona yürüyüp karar verin.
Sık sorulan sorular
Klinik için en iyi hasta takip programı hangisi?
Herkes için tek doğru yok; doğru tür durumunuza bağlı. Yalnızca muayene ve kayıt tutuyorsanız kayıt yazılımı yeter. Reklamdan gelen çok sayıda başvuruyu, teklifi, kaporayı ve yurt dışı hastayı yönetiyorsanız hasta ilişkileri platformu gerekir. Klinikbook ikinci türdedir ve kayıt yazılımının yerine geçmez.
Sağlık turizmi için hangi CRM kullanılır?
Sağlık turizminde süreç uzundur ve çok dillidir: başvuru, fotoğraf, hekim görüşü, teklif, kapora, yolculuk, tedavi, tedavi sonrası. Genel bir CRM’i bu adımlara göre kurabilirsiniz; sağlığa özgü bir platform ise ön değerlendirme, teklif kabulü, randevu ve tedavi sonrası takibi hazır sunar. Klinikbook ikinci yaklaşımdır.
Hasta takip programı tıbbi kayıt tutar mı?
Tutmamalıdır. Hasta takip programı idari akışı (kim, hangi hizmet, hangi adım, hangi tarih) izler; muayene, tanı ve reçete kayıt yazılımında durur. Klinikbook tıbbi kayıt tutmaz ve e-Nabız ya da MEDULA ile bağlantısı yoktur.
Excel ve WhatsApp ile takip ne zamana kadar yeter?
Başvuru azken ve tek kişi yönetirken yeter. Birden çok kişi yanıtlamaya, başvuru sayısı artmaya ve teklifler birikmeye başladığında sahipsiz yazışma, unutulan teklif ve görünmeyen kaynak verisi ortaya çıkar. Tablo şablonu ile geçiş öncesi düzeni oturtabilirsiniz.
Fiyatlandırma kullanıcı başına mı, kurum başına mı olmalı?
İkisi de yaygındır. Kullanıcı başına model küçük ekipte ucuz, ekip büyüdükçe pahalıdır; kurum başına model ekip büyüklüğünden bağımsız bir bütçe sağlar ama plan sınırlarına bakmak gerekir. Klinikbook çalışma alanı başına fiyatlandırılır.
Mevcut kayıt yazılımımı değiştirmem gerekir mi?
Hayır. Klinikbook onun yerine geçmez, yanında çalışır. Muayene ve reçete kaydınız olduğu yerde kalır.
Hasta takip programında verim nasıl ölçülür?
Yazılımı almadan önce bugünkü ilk yanıt süresini, teklif kabul oranını ve gelmeme oranını ölçün; üç ay sonra aynı yöntemle tekrar ölçün. Formüller için klinik yönetiminde izlenecek rakamlar rehberine bakın.
İlgili sayfalar
Ücretsiz araçlar
30 gün ücretsiz deneme
Klinikbook'u kendi ekibinizle deneyin
Bütün özellikler 30 gün boyunca açık; başlamak için kredi kartı gerekmez.