Klinik yönetiminde hangi rakamlar izlenir? Formüller ve rapor düzeni
Yayın tarihi: 23 Ekim 2026İnceleme: 23 Ekim 20266 dk okuma
Bu sayfada
Formüller tablosu
Aşağıdaki tanımlar yaygın ve basit olanlardır. Önemli olan, bir kez karar verip her dönem aynı tanımı kullanmaktır; tanımı değiştirirseniz geçmişle karşılaştıramazsınız.
- Başvuru sayısı
- FormülDönemde kaydedilen yeni başvuru
- Ne zaman bakılırHaftalık
- Nasıl okunurTek başına değil, kaynağa göre okuyun
- Kaynağa göre dağılım
- FormülKaynak başına başvuru / toplam başvuru
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurBaşvuru çok ama hasta az olan kaynağı bulun
- İlk yanıt süresi (medyan)
- FormülBaşvuru kaydı ile ilk temas arasındaki sürelerin medyanı
- Ne zaman bakılırHaftalık
- Nasıl okunurOrtalama yerine medyan; uç değerler ortalamayı bozar
- Yanıt hedefini kaçıran oran
- FormülHedefi kaçıran başvuru / toplam başvuru
- Ne zaman bakılırHaftalık
- Nasıl okunurMesai içi ve dışı ayrı bakın
- Teklife dönüşüm
- FormülTeklif gönderilen başvuru / başvuru
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurHizmete göre ayırın
- Teklif kabul oranı
- FormülKabul edilen teklif / gönderilen teklif
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurTeklif tarihi ile kabul tarihi aynı ayda olmayabilir; aynı grubu (kohort) izleyin
- Genel dönüşüm
- FormülTedaviye gelen hasta / başvuru
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurHasta kazanım maliyeti ile birlikte okuyun
- Ortalama tedavi değeri
- FormülKabul edilen tekliflerin toplamı / kabul edilen teklif sayısı
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurHer para birimini ayrı hesaplayın; çevirmeyin
- Gelmeme oranı
- FormülGelmeyen randevu / (gerçekleşen + gelmeyen randevu)
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurErtelenenler gelmeme değildir; türe ve kaynağa göre ayırın
- Tahsilat
- FormülDönemde alınan ödeme (para birimine göre)
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurKabul edilen toplam ile alınanı karşılaştırın
- Tahsilat tamamlanma
- FormülAlınan tutar / vadesi gelen tutar
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurVadesi gelip ödenmeyenleri listeleyin
- Tedavi sonrası yanıt oranı
- FormülYanıtlayan hasta / takip sorusu gönderilen hasta
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurYanıt vermeyeni arama kuralı olsun
- Hasta kazanım maliyeti
- FormülPazarlama harcaması / yeni hasta sayısı
- Ne zaman bakılırAylık
- Nasıl okunurKaynağa göre hesaplayın; yalnızca ilk temas kaynağına bakmak sizi yanıltabilir
Her gösterge neden önemlidir?
Başvuru sayısı talebin büyüklüğünü, kaynak dağılımı ise parayı nereye harcadığınızı gösterir; çok başvuru getiren bir kaynak, hasta getirmeyebilir. Bu yüzden kaynağı başvurudan tedaviye kadar izleyin. İlk yanıt süresi hastayı kazanmanın en kontrol edilebilir parçasıdır; hedef koymak ve hedefi kaçıranları görmek hızla fark yaratır.
Teklife dönüşüm ve teklif kabul oranı, satış sürecinin iki ayrı halkasıdır. Teklife dönüşüm düşükse sorun ön değerlendirmede ya da hastaya ulaşmada olabilir; kabul oranı düşükse sorun teklifin kendisinde, fiyatında ya da takipte olabilir. İkisini ayırmadan rakam yorumlanamaz.
Ortalama tedavi değeri ve tahsilat, işin parasal tarafını gösterir. Para birimlerini toplamayın ve çevirmeyin; her birini ayrı okuyun. Gelmeme oranı kapasitenin kaybını, tedavi sonrası yanıt oranı ise takibin sürdürülebilirliğini gösterir.
Rakamları nasıl bölersiniz?
Toplam rakam çoğu zaman sorunu gizler. Aşağıdaki kırılımlar rakamı eyleme çevirir.
- Kaynak ve kampanya
- Neyi gösterirHangi kanal hasta getiriyor
- Örnek soruEn çok başvuru getiren kaynak en çok tedavi getiriyor mu?
- Hizmet
- Neyi gösterirHangi hizmette süreç tıkanıyor
- Örnek soruHangi hizmette kabul oranı düşük?
- Ülke ve dil
- Neyi gösterirHangi pazar farklı davranıyor
- Örnek soruHangi dilde yanıt süremiz uzun?
- Sorumlu üye
- Neyi gösterirİş yükü ve süreç dağılımı
- Örnek soruSorun kişide mi, vardiyada mı?
- Şube ve hekim
- Neyi gösterirKapasite ve randevu verimi
- Örnek soruHangi şubede gelmeme oranı yüksek?
- Zaman
- Neyi gösterirEğilim
- Örnek soruBu ay geçen aya göre mi, aynı mevsimle mi karşılaştırmalı?
Haftalık ve aylık rapor düzeni
- Haftalık (15 dakika)
- Kim bakarKoordinatörler ve yöneten kişi
- Ne varYeni başvuru sayısı, medyan ilk yanıt süresi, hedefi kaçıranlar, gönderilen ve açılmayan teklifler, önümüzdeki haftanın randevu ve gelişleri
- KararGeciken vakaların sahibi kim, bu hafta neyi düzeltiyoruz
- Aylık (45 dakika)
- Kim bakarYönetim ve finans
- Ne varKaynağa göre dönüşüm, teklif kabulü, ortalama tedavi değeri, tahsilat ve vadesi geçenler, gelmeme oranı, tedavi sonrası yanıt, kaybedilme nedenleri
- KararPazarlama bütçesi nereye, hangi hizmet için kapasite, hangi süreç değişecek
- Üç aylık
- Kim bakarSahip / yönetim kurulu
- Ne varEğilimler, hedefe göre durum, hizmet ve pazar kârlılığı
- KararHedefleri güncelle, yatırım ve işe alım
İlk raporunuzu nasıl kurarsınız?
Beş gösterge seçin
İlk yanıt süresi, teklif kabul oranı, gelmeme oranı, tahsilat ve kaynağa göre başvuru ile başlayın. Çoğu klinik için yeterlidir.
Tanımları yazın
Başvuru neyi sayar? Hangi tarih esas alınır? Aynı kişinin ikinci başvurusu sayılır mı? Yazılı tutun.
Başlangıç ölçümü yapın
Son üç ayı aynı tanımla hesaplayın; bu sizin kendi referansınızdır.
Bir sahip atayın
Her göstergenin bir sahibi ve bir bakış günü olsun.
Küçük bir hedef koyun
Referansa göre ulaşılabilir bir iyileştirme seçin; gerçekçi olmayan hedefler ölçümü bıraktırır.
Her ay aynı yöntemle tekrar edin
Tanımı değiştirmeden, eğilimi izleyin.
Klinikbook'ta nasıl yapılır?
Raporlar ekranını açın
Dönemi (son 30 gün gibi) seçin; süzgeçler adreste durur, böylece rapor bir bağlantı olarak paylaşılır.
Kaynak, kampanya ve hizmete göre hunileri okuyun
Açılan, iletişime geçilen, teklif verilen, randevu verilen, tedavi edilen, kazanılan ve kaybedilen vakalar; kampanya ilk temasın utm_campaign değerinden gelir.
Eğilim ve süreleri izleyin
Gün, hafta ya da ay bazında açılan, kazanılan ve kaybedilen vakalar; ilk yanıta ve rezervasyona medyan süre.
Parayı para birimine göre okuyun
Gönderilen ve kabul edilen teklifler ile alınan ve iade edilen ödemeler para birimine göre ayrı gösterilir; çevirme yapılmaz.
Gelmeme oranına ve üye sonuçlarına bakın
Gelmeme oranı vadesi gelen randevulardan kaçının gelmediğini, üye sonuçları her üyenin vakalarını ve medyan sürelerini gösterir.
İndirin ve paylaşın
Raporun arkasındaki vakalar CSV olarak iner; rapor, kayıt görünürlüğü kurallarına uyar: bir üye yalnız görmeye yetkili olduğu kayıtları raporlar.
Bu konuda daha fazlası
Sık sorulan sorular
Bir klinikte hangi rakamlar izlenmeli?
Başvuru sayısı ve kaynağı, ilk yanıt süresi, teklife dönüşüm ve teklif kabul oranı, ortalama tedavi değeri, gelmeme oranı, tahsilat ve tedavi sonrası yanıt oranı. Beşi ile başlayıp ekleyebilirsiniz.
Teklif kabul oranı nasıl hesaplanır?
Kabul edilen teklif sayısını gönderilen teklif sayısına bölün. Bir ay içinde gönderilen teklifler sonraki ayda kabul edilebildiği için aynı grubu (kohort) izlemek daha doğrudur.
Gelmeme oranı nasıl hesaplanır?
Gelmeyen randevuları, gerçekleşen ve gelmeyen randevuların toplamına bölün. Ertelenen randevuları saymayın; son dakika iptallerini ayrı izleyin.
İyi bir dönüşüm oranı nedir?
Herkes için geçerli bir değer yok; dönüşüm hizmete, kaynağa ve pazara göre çok değişir. Önce kendi başlangıç ölçümünüzü yapın, sonra aynı tanımla her ay izleyin.
Medyan neden ortalamadan iyi?
Birkaç çok geç yanıtlanan başvuru ortalamayı yükseltir ve tipik deneyimi gizler. Medyan, başvuruların yarısının bu süreden hızlı yanıtlandığını söyler.
Farklı para birimlerinde gelir nasıl izlenir?
Para birimlerini toplamayın ve kurla çevirmeyin; her birini ayrı okuyun. Kurun dönemsel değişimi sonucu bozar.
Rapor hazırlamak için ayrı bir yazılım gerekir mi?
Tablo ile de yapılabilir, ama kaynak, teklif ve randevu verisi farklı yerlerde dağınıksa rapor hazırlamak sürekli emek ister. Klinikbook raporları aynı verinin üzerinden hazır sunar.
Kaynaklar
- No-shows in appointment scheduling – a systematic literature review (Dantas ve ark.) — Health Policy, cilt 122, sayı 4, 2018
Rakamlarınızı tek ekranda görün
Kaynaktan tahsilata raporlar Klinikbook’un her planında var. 30 gün ücretsiz, kart gerekmez.
İlgili sayfalar
Ücretsiz araçlar
30 gün ücretsiz deneme
Klinikbook'u kendi ekibinizle deneyin
Bütün özellikler 30 gün boyunca açık; başlamak için kredi kartı gerekmez.